6 krokov k efektívnemu plánovaniu

Pre dlhodobé ciele potrebujete viacročný plán, pre krátkodobé ciele - štvrťročný plán a pre súčasné ciele - mesačný, týždenný, denný. Čo je pri plánovaní skutočne dôležité? Tu je 6 najdôležitejších krokov k úspešnému plánovaniu.

Špecialisti na riadenie času odporúčajú, aby ste pri plánovaní aktuálnych udalostí postupovali s ohľadom na týždeň, pretože tento týždeň dáva našim aktivitám širší kontext. A čo treba brať do úvahy pri organizovaní úloh?

Vďaka časovej tabuli zistíte, že nemusíte robiť všetko! Potom spoznáte radosť z užívania voľného času. Náš osobný a profesionálny úspech vo veľkej miere závisí od toho, ako si organizujeme čas. Spôsob, akým ho utratíme, si zvolíme sami, nesieme aj následky týchto rozhodnutí. Aby sme sa dokázali v priebehu času dobre riadiť, riaďme sa zásadou Stephena R. Coveyho: „Namiesto toho, aby si sa sústredil na robenie správnych vecí, musíš sústrediť svoju pozornosť na robenie správnych vecí.“ Naše rozhodnutia o využívaní času ovplyvňujú dve kritériá - naliehavosť a dôležitosť. Často príliš veľa úloh pripisujeme dôležitosti. Správne stanovenie priorít však spočíva v uvedomení si toho, čo je v našej hierarchii hodnôt najlepšie, nielen v reakcii na urgentné záležitosti. Ako ich od seba odlíšiť? Naliehavosť je kritériom súvisiacim s časom, dôležitosťou pre naše ciele. Praktickým nástrojom, ktorý ukazuje rozsah činností a pomáha určiť, čo je skutočne dôležité, je časová tabuľa. Najdôležitejšou podmienkou efektívnej činnosti a plánovania je zamerať sa na kvadrant II a súčasne vylúčiť množstvo aktivít v I a III a ignorovať kvadrant IV.

Dôležité

Časový rozvrh: kvadrant I.

Zahŕňa dôležité aj urgentné záležitosti. Je to „krízové ​​riadenie“ - činnosti strategického významu a urgentné záležitosti. V tomto štvrťroku pracujeme a využívame svoje vedomosti na to, aby sme reagovali na veľa situácií a prijímali výzvy. Tieto veci nemôžeme zanedbávať.

Časový harmonogram: kvadrant II

Zahŕňa dôležité, ale nie urgentné záležitosti. Je to „kvalitná“ štvrť, v ktorej sa riadime sami: robíme si dlhodobé plány, predvídame problémy a predchádzame im, rozvíjame svoje schopnosti, regenerujeme, trávime čas s blízkymi. Čím viac času strávime v tomto štvrťroku, tým viac sa zvyšuje naša schopnosť konať. Zanedbanie aktivít v ňom rozširuje kvadrant I, ktorý nás nakoniec pohltí, spôsobuje stres a vyhorenie.

Časový harmonogram: kvadrant III

Sú v ňom urgentné veci, ale nie sú dôležité. Toto je štvrtina klamu, pretože bzučanie okolo toho, čo je urgentné, môže vytvoriť ilúziu dôležitosti. V tomto kvadrante vykonávame činnosti, ktoré sú aktuálne, ale pre niekoho iného dôležité, plníme očakávania iných ľudí v domnení, že sa nachádzame v kvadrante I.

Časový harmonogram: kvadrant IV

Nejde o urgentné a nedôležité veci. Minimalizáciou času stráveného v tomto štvrťroku získame čas na skutočne dôležité veci.

1. Efektívne plánovanie: myslite na svoju víziu a poslanie

Keď začnete plánovať svoje aktivity, zamyslite sa nad tým, čo je vo vašom živote najdôležitejšie. Pomysli na svoju víziu, čo by si chcel robiť, pravidlá, ktorými sa riadiš (kompas!). Akokoľvek sa to môže zdať, je to nesmierne dôležité, pretože vaše presvedčenie ovplyvňuje ciele, ktoré si stanovíte, rozhodnutia, ktoré urobíte, a spôsob, ako trávite čas.

Úvaha o vlastnom poslaní je nevyhnutnou podmienkou pre konanie podľa toho, čo je dôležité, pretože má výrazný vplyv na realizáciu zvyšku činností pridelených do štvrtého II. Ak je vašim životným krédom osobný rozvoj, pobyt v rodine, objavovanie hodnoty života alebo spoločenskej činnosti, potom sa k nej občas vrátite a urobíte z nich to najdôležitejšie. Misia vytvorí rámec, v ktorom budete robiť rozhodnutia v ďalších fázach plánovania.

2. Efektívne plánovanie: definujte svoje úlohy

Roly sú symbolmi povinností, vzťahov s ľuďmi, aktivít v prospech spoločnosti. Ich jasné definovanie vytvára prirodzenú štruktúru, ktorá nám umožňuje udržiavať rovnováhu. Roly, ktoré hráte, sú založené na vašom poslaní. Uveďte svoje úlohy na papieri (napr. Manželka, matka, študent, manažér, riaditeľ, člen športového klubu). Výskumy ukazujú, že vystupovanie vo viac ako siedmich je neúčinné, takže skúste napríklad kombinovať určité funkcie.Identifikácia životných rolí vám pomôže vidieť život ako celok - môžete vidieť, že to nie je iba práca alebo rodina, ale všetky dohromady. Keď popisujete svoje úlohy, všimnete si „dôležité, ale nie urgentné“ záležitosti (kvadrant II), ktoré sa zvyčajne ignorujú. Okrem rolí pridajte do týždenného rozvrhu aj „brúsnu pílu“. Je to energia, ktorú by sme mali vložiť do zdokonaľovania svojich schopností v štyroch základných dimenziách života - fyzickej, sociálnej, intelektuálnej a duchovnej. Absorbovaní v „pílení“ (získavaní výsledkov) zabúdame na „nabrúsenie píly“ (udržanie alebo rozvoj schopnosti dosahovať výsledky v budúcnosti). Ak napríklad nešportujeme (fyzická sféra), nerozvíjame vedomosti (sociálna sféra), neriadime sa najnovším vývojom v našom priemysle (intelektuálna sféra) alebo nevieme, čo je pre nás v živote dôležité (duchovná sféra), môžeme „otupieť „Nerovnováhou.

3. Efektívne plánovanie: Vyberte si ciele pre každú rolu

Zvážte, čo je najdôležitejšie, čo môžete tento týždeň v každej úlohe urobiť, aby ste dosiahli pozitívne výsledky. Čo je nevyhnutné, napríklad ako manželka, manžel, rodič, zamestnanec? Pri hľadaní aktivít používajte buzolu, nie hodinky, a sústreďte sa na to, čo je dôležité, nie urgentné. Môže to byť napríklad rande s manželom, viac času na dieťa, zhromažďovanie informácií o kurze rýchleho čítania, meditácia. Stanovte si pre každú rolu jeden alebo dva ciele.

4. Efektívne plánovanie: naučte sa rozhodovať

Aby ste mohli ciele štvrtého štvrťroka pretaviť do akčného plánu, musíte sa počas celého týždňa naučiť prijímať správne rozhodnutia. Často sa snažíme nájsť si čas na „dôležité“ činnosti v štvrtiach I a III, ktoré sú už aktivitami plné. Vrháme sa z jedného prípadu na druhý, zverujeme to niekomu inému, odkladáme to v nádeji, že si nájdeme čas na najdôležitejšie veci. Ale - ako píše Stephen R. Covey - „ nejde o to uprednostňovať plány, ale plánovať priority.“ Predstavte si širokú nádobu, do ktorej vložíte veľké kamene. Aj keď je dóza naplnená kameňmi, nie je plná, do medzier môžete posypať štrk. Pravdou však je, že téglik stále nie je plný - môžete pridať piesok a potom ešte trochu vody. Naše ciele v 2. štvrťroku sú „veľké kamene“. Ak sa najskôr zaoberáme inými záležitosťami - vodou, pieskom a štrkom, a potom chceme do plánu zapadnúť veľké kamene, budú naše pokusy márne. Ale keď vieme, ktoré veci sú veľké kamene a usadíme ich pred ostatnými, uvidíme, koľko toho dokážeme a koľko vody, piesku a štrku je na prázdnych miestach. Dosiahneme to, čo považujeme za dôležité, a podľa toho zároveň „upravíme“ ďalšie činnosti.

5. Efektívne plánovanie: organizujte každý deň

Vašou každodennou úlohou je robiť najdôležitejšie veci napriek neočakávaným okolnostiam a výzvam dňa. Niekedy sa vám podarí plán zrealizovať, inokedy ho budete musieť zmeniť, ale pri rozhodovaní sa spoliehajte na údaje svojho vnútorného kompasu. Aby sme najdôležitejšie veci dostali na prvé miesto, ráno:

PREDSTAVTE SI SI KURZ DŇA - skontrolujte týždenný rozvrh, vyhľadajte svoju pozíciu, prezerajte si tento deň v kontexte 7 dní. To vám pomôže vhodne reagovať na neočakávané situácie.

NASTAVTE PRIORITY - označte svoje činy symbolmi štvrtín I a II - vďaka tomu budete mať istotu, že záležitosti štvrtiny III nezapadajú do vášho harmonogramu. Ak je potrebné ďalšie stanovenie priorít, označte aktivity štvrtí I a II podrobnejšie (napr. Krúžkom).

DEFINUJTE ČAS A ČAS ÚLOHY - oddeľte časovo prísne časovo obmedzené od časov, ktoré je možné vykonať kedykoľvek počas dňa. Zapíšte si tiež časové limity pre konkrétne činnosti.

6. Efektívne plánovanie: zhodnoťte svoju efektívnosť

Na konci týždňa si premyslite, aké ciele ste dosiahli, akým výzvam ste čelili, aké rozhodnutia urobiť a či pri výbere boli najdôležitejšie najdôležitejšie veci. Týždenný súhrn vám pomáha vyhnúť sa opakovaniu rovnakých chýb. Umožňuje vám dosiahnuť vyššiu účinnosť v nasledujúcich týždňoch.